Resolução-CMSJBVISTA nº 16, de 18 de novembro de 2025
Revoga integralmente o(a)
Resolução nº 1, de 27 de fevereiro de 2007
A Câmara Municipal de São João da Boa Vista, RESOLVE:
A MESA DIRETORA DA CÂMARA MUNICIPAL DE SÃO JOÃO DA BOA VISTA, no uso de suas atribuições legais e regimentais, FAZ SABER que o Plenário aprovou e ela promulga a seguinte RESOLUÇÃO
CONSIDERANDO a necessidade de adequar a Resolução nº 01, de 22 de agosto de 2007, às normativas atuais, em especial à Lei Federal nº 8.159/1991 e aos Comunicados do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCE-SP);
CONSIDERANDO a importância de instituir a Tabela de Temporalidade de Documentos como instrumento central para a gestão documental;
CONSIDERANDO a obrigatoriedade de submeter as listagens de eliminação à prévia autorização do TCE-SP para garantir a segurança jurídica do procedimento,
Art. 1º.
A gestão, a avaliação, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal de São João da Boa Vista, em qualquer suporte, são regidos pelo disposto nesta Resolução.
Art. 2º.
Para os fins desta Resolução, aplicam-se as definições de documento corrente, intermediário e permanente, assim, considera-se:
I –
Arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal no exercício de suas funções legislativa, fiscalizadora e administrativa.
II –
Gestão de Documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
III –
Documentos Correntes: aqueles em tramitação ou que, pela sua natureza, são objeto de consultas frequentes pela administração.
IV –
Documentos Intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente, aguardam, por razões de interesse administrativo, o cumprimento dos prazos de guarda para sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
V –
Documentos Permanentes: os conjuntos documentais de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser preservados em caráter definitivo, que são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 3º.
A gestão de documentos na Câmara Municipal tem por objetivos:
I –
Assegurar a eficiência na produção, tramitação, uso e arquivamento dos documentos;
II –
Garantir o acesso às informações, nos termos da Lei de Acesso à Informação;
III –
Preservar o patrimônio documental de valor permanente, como fonte de prova e memória institucional.
Art. 4º.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), instituída pela Resolução nº 01/2007, passa a ser regida por esta Resolução e terá a finalidade de orientar e realizar todo o processo de avaliação e destinação de documentos.
Art. 5º.
A CPAD será designada por Ato da Mesa Diretora e terá a seguinte composição:
I –
Um servidor efetivo da Secretaria Legislativa
II –
Procurador Jurídico da Câmara;
III –
Um servidor efetivo responsável pela Contabilidade;
IV –
Um servidor efetivo responsável pelo Recursos Humanos;
V –
Um servidor efetivo responsável por Compras.
Art. 6º.
Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD):
I –
Elaborar, implementar e propor atualizações à Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara Municipal, que definirá os prazos de guarda e a destinação de cada tipo de documento;
II –
Orientar todos os setores da Câmara na correta aplicação da Tabela de Temporalidade;
III –
Realizar a avaliação dos conjuntos documentais que já atingiram os prazos de guarda;
IV –
Elaborar as Listagens de Eliminação de Documentos e os respectivos editais de ciência;
V –
Coordenar a publicação dos editais em veículo oficial;
VI –
Submeter formalmente as Listagens de Eliminação ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCE-SP), aguardando sua expressa autorização para o descarte;
VII –
Supervisionar o ato de eliminação dos documentos e lavrar o respectivo Termo de Eliminação.
Art. 7º.
Nenhum documento poderá ser eliminado sem antes ser submetido ao processo de avaliação conduzido pela CPAD e sem o cumprimento dos prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Art. 8º.
A Tabela de Temporalidade de Documentos será aprovada por Ato da Mesa e servirá como o instrumento normativo para toda a gestão documental.
Art. 9º.
O procedimento para eliminação de documentos observará, obrigatoriamente, as seguintes etapas:
I –
Elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos pela CPAD;
II –
Publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial, concedendo prazo de 30 (trinta) dias para que interessados possam requerer, às suas expensas, o desentranhamento ou cópia de peças;
III –
Encaminhamento do Edital e da Listagem ao TCE-SP para análise e autorização;
IV –
Aguardar a autorização formal do TCE-SP. A ausência de manifestação não constitui autorização tácita;
V –
Após a autorização, proceder à eliminação dos documentos por meio seguro que garanta sua total descaracterização;
VI –
Lavrar o Termo de Eliminação de Documentos, que será guardado em caráter permanente junto com a autorização do TCE-SP e o edital publicado.
Art. 10.
A destruição, desfiguração ou eliminação de documentos em desacordo com o estabelecido nesta Resolução, sujeitará o responsável às sanções penais, civis e administrativas previstas em lei.
Art. 11.
Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando expressamente a Resolução nº 01, de 22 de agosto de 2007, e as demais disposições em contrário.
Art. 3º.
(Revogado)
Art. 4º.
(Revogado)
Art. 6º.
(Revogado)
Art. 8º.
(Revogado)