Lei Ordinária nº 1.845, de 06 de maio de 2006
Alterado(a) pelo(a)
Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016
Alterado(a) pelo(a)
Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025
Vigência a partir de 18 de Dezembro de 2025.
Dada por Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025
Dada por Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025
Art. 1º.
É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 2º.
Considera-se arquivo, para os fins desta lei, o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública Municipal, em decorrência do exercício de suas atividades específicas.
Art. 3º.
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º.
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, nos termos da legislação vigente.
Art. 5º.
A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da lei.
Art. 6º.
Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, na forma da lei, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
Art. 7º.
O arquivo público municipal compõe-se do conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício das atividades de seus órgãos, em decorrência de suas funções administrativa, legislativa e judiciária.
§ 1º
É também público o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º
A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação ao arquivo da Prefeitura Municipal de São João da Boa Vista ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º.
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º.
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 10.
A administração da documentação pública ou de caráter público compete ao arquivo da Prefeitura Municipal de São João da Boa Vista.
CAPÍTULO IV
Da Eliminação de Papéis e Documentos do Arquivo Público do Município de São João da Boa Vista.
Art. 11.
Os documentos constantes do Arquivo da Prefeitura Municipal poderão ser eliminados na forma estabelecida nesta Lei.
Art. 12.
O Prefeito, mediante Portaria, designará uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Art. 13.
A Comissão será constituída da seguinte forma:
Art. 13.
A Comissão de que trata o artigo anterior, será constituída por servidores estáveis e composta da seguinte forma:
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
Art. 13.
A Comissão de que trata o artigo anterior, será constituída por servidores efetivos e composta da seguinte forma:
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
I –
O Diretor do Departamento de Administração, que será o seu Presidente;
I –
um servidor do Departamento de Administração;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
I –
um servidor da Seção de Arquivo Geral;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
II –
01 servidor do Setor de Protocolo e Arquivo;
II –
dois servidores do Setor de Protocolo e Arquivo;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
II –
um servidor do Setor de Licitações;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
III –
01 servidor da área Jurídica da Prefeitura, ocupante do cargo de Procurador, para avaliar o valor legal e os respectivos prazos de prescrição;
III –
um servidor da Assessoria Jurídica;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
III –
um servidor do Departamento de Engenharia;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
IV –
01 servidor do Setor de Contabilidade, para avaliar a necessidade de manter ou não arquivados os documentos de natureza contábil-financeira, em função dos prazos de prescrição;
IV –
um servidor do Departamento de Finanças;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
IV –
um servidor da Procuradoria-Geral do Município;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
V –
01 servidor do Departamento de Cultura e Turismo, para identificar e avaliar os documentos de teor histórico relativos a vida do Município.
V –
um servidor do Departamento de Cultura e Turismo.
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
V –
um servidor do Departamento de Finanças;
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
VI –
um servidor do Departamento de Recursos Humanos.
Inclusão feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
Parágrafo único
O ato de designação deverá definir o seu presidente.
Inclusão feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
Parágrafo único
O ato de designação deverá definir o seu presidente.
Alteração feita pelo Art. 1º. - Lei Ordinária nº 5.587, de 18 de dezembro de 2025.
Art. 14.
Os trabalhos da Comissão serão desenvolvidos de acordo com as seguintes fases:
I –
Levantamento: É a fase do trabalho em que são relacionados os tipos de documentos existentes no Arquivo Geral, com mais de cinco anos de arquivamento e a freqüência do seu uso.
II –
Avaliação: Terminada a fase de levantamento, a Comissão faz a avaliação dos tipos dos documentos. Essa avaliação consiste na determinação do valor do documento como fonte de informação e deve tomar por base o uso administrativo dos documentos, seu valor legal, histórico e de pesquisa. Nesta fase devem ser ouvidos, os responsáveis pelas diversas repartições da Prefeitura que trabalham com os documentos, a fim de que opinem a respeito da freqüência de sua utilização e do seu valor.
III –
Seleção: Uma vez avaliados os documentos, a Comissão efetuará a seleção dos papéis, livros, talões e processos concluídos e arquivados que não apresentem valor, seja histórico, seja de pesquisa, administrativo, legal, contábil ou fiscal, e aqueles concernentes a direitos que não sejam suscetíveis de ato que interrompa a prescrição qüinqüenal.
IV –
Incineração: O ato de incineração será precedido de lavratura de um termo, no qual se mencionarão as espécies de documentos a serem incinerados, em local previamente escolhido pela Comissão e com a presença de duas testemunhas designadas pela Comissão. O termo de incineração será guardado no Arquivo Geral.
IV –
Descarte: O ato de descarte será precedido da lavratura de um termo, no qual se mencionarão quais documentos serão eliminados. O termo de descarte será arquivado no Setor de Protocolo e Arquivo.
Alteração feita pelo Art. 2º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
V –
Relatório: A Comissão fará um relatório ao Prefeito Municipal, prestando contas de seu trabalho e indicando os critérios adotados em todas as fases da inutilização de documentos. Esse relatório será guardado juntamente com o termo de incineração.
Art. 15.
Os documentos constantes do Arquivo da Prefeitura Municipal poderão ser eliminados nos seguintes prazos:
I –
Processos de um modo geral, deverão ser eliminados 5 (cinco) anos após terem sido arquivados, com exceção dos processos de pedido de certidão que deverão ser eliminados após 1 (um) ano;
III –
Eliminar após 6 (seis) anos:
IV –
Eliminar após 35 (trinta e cinco) anos:
V –
Eliminar após 45 (quarenta e cinco) anos:
§ 1º
Os prazos estipulados neste artigo começam a correr após a aprovação das contas anuais pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.
§ 2º
Para a eliminação dos documentos, observados os prazos mínimos definidos nos incisos I, II, III, IV e V, deste artigo, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, elaborará o Plano de Classificação Documental e a respectiva Tabela de Temporalidade de Documentos, os quais serão homologados por Decreto do Executivo.
Inclusão feita pelo Art. 4º. - Lei Ordinária nº 3.984, de 27 de abril de 2016.
Art. 16.
Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 17.
Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 18.
Revogam-se as disposições em contrário.