SAPL - Câmara Municipal de São João da Boa Vista

RESOLUÇÃO N° 01, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2007.

"Dispõe sobre a avaliação de documentos públicos e estabelece prazo de eliminação e destinação de documentos de arquivo, relativo às atividades da Câmara Municipal de São João da Boa Vista" (autor - Mesa da Câmara Municipal)

A Câmara Municipal de São João da Boa Vista, RESOLVE:

Art. 1º.

Todos os documentos produzidos, recebidos e acumulados em decorrência do exercício da atividade da Câmara Municipal de São João da Boa Vista, serão avaliados e arquivados, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, observado o disposto na Lei Municipal n° 1.845, de 09 de maio de 2006.

Art. 2º.

Os documentos serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º

Considera-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º

Considera-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso correntes, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º

Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos inalienáveis e imprescritíveis.

Art. 3º.

Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Art. 4º.

O Presidente da Câmara Municipal de São João da Boa Vista, no início do seu mandato, mediante portaria, designará uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Art. 5º.

A Comissão Permanente de Avaliação será assim constituída:

I –

Diretor Geral

II –

Assessor Jurídico

III –

01 servidor da Secretaria

IV –

01 servidor do Setor de Contabilidade

V –

01 vereador

Art. 6º.

A eliminação de documentos ocorrerá depois de concluído o processo de levantamento, avaliação, seleção, incineração e relatório, conduzido pela respectiva Comissão Permanente de Avaliação, que será efetivada quando cumpridos todos os procedimentos estabelecidos no artigo 14 da Lei Municipal nº 1.845/2006.

Art. 7º.

O Legislativo Municipal fará publicar no Diário Oficial do Município, ou em outro veículo de divulgação local, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade.

Parágrafo único

Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 dias para possíveis manifestações.

Art. 8º.

O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 9º.

Será observado o seguinte prazo para eliminação dos documentos arquivados:

I –

Eliminar após o término da Legislatura:

- Atestados;
- Atos da Mesa;
- Atos da Presidência;
- Autógrafos;
- Certidões;
- Declarações;
- Decretos Legislativos;
- Decretos-Lei Legislativo;
- Indicações;
- Moções;
- Ofícios à Diversos;
- Ofícios ao Prefeito;
- Ofícios ao Vereador;
- Ofícios do Expediente;
- Ofícios do Presidente;
- Portarias;
- Requerimentos de Urgência;
- Requerimentos;
- Resoluções;
- Ofício do Executivo;
- Telegramas recebidos.

II –

Eliminar após 2 anos:

- Boletins diários de caixa;

- Editais;

- Inventários de almoxarifado ou de bens móveis, desde quer realizados anualmente e já auditado pelo Tribunal de Contas;

- Prestações de contas de responsáveis por adiantamento, desde que já auditado pelo Tribunal de Contas;

- Procurações;

- Todo e qualquer documento referente a processos licitatórios realizados no exercício já auditado e aprovado pelo Tribunal de Contas, desde que o contrato se houver já tenha expirado no exercício anterior.

III –

Eliminar após 8 anos:

- Livros ou documentos de caixa;

- Processos de pagamentos, notas de empenho, ordens de pagamento e documentos fiscais;

- Termos de conferência de caixa;

- Outros documentos que não venham a se constituir em fonte de pesquisa histórica.

IV –

Eliminar após 12 anos:

- Emenda à LOM;
- Projeto de Decreto Legislativo;
- Projeto de Emenda à LOM;
- Projeto de Lei do Executivo;
- Projeto de Lei do Legislativo;
- Projeto de Resolução.

V –

Eliminar após 35 anos:

- Autorizações;

- Documentos relativos aos prontuários dos servidores, exceto ficha e histórico funcional e folhas de pagamento;

- Livros de contratos e convênios;

- Permissões de serviço público.

VI –

Eliminar após 45 anos:

- Ficha e histórico funcional e folhas de pagamento de pessoal da Câmara Municipal;

- Orçamentos e balanços anuais.

Parágrafo único

Os prazos estipulados neste artigo começam a correr após a aprovação das contas anuais pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

Art. 10.

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 11.

Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 12.

Ficam revogadas as disposições em contrário.

MARIA TERESINHA DE JESUS PEDROSA
Presidente

Secretaria da Câmara Municipal de São João da Boa Vista, aos vinte e sete dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e sete (27.02.2007).

Resolução nº 1, de 27 de fevereiro de 2007